לקוח לא משלם: איך גובים כסף בלי לרדוף ובלי להרגיש לא נעים

למה לקוחות לא משלמים

קשה לגבות כשמניחים את הגרוע. בפועל, יש כמה סיבות שחוזרות שוב ושוב:

• שכחו. הפגישה נגמרה, הלקוח יצא, והחשבון נשאר פתוח.
• לא היה נוח. צריך להיכנס לאפליקציה של הבנק, לחפש מספר חשבון ולהעביר.
• לא היה ברור. כמה בדיוק, על מה, ועד מתי.
• יש בעיה. הלקוח לא מרוצה, או שאין לו כרגע כסף.

את שלוש הראשונות פותרים בסדר עבודה, בלי שיחה לא נעימה. הרביעית דורשת שיחה, ועדיף שהיא תקרה מוקדם.

לסגור את התשלום לפני שהוא נהיה חוב

תשלום מראש

פגישה בודדת, סדנה, שיעור ניסיון או הזמנה מהחנות: את כל אלה אפשר לגבות כשקובעים. הלקוח בוחר מועד, מקבל קישור לתשלום, והמקום שמור לו אחרי שהוא שילם. כשכתוב מראש מה קורה בביטול של הרגע האחרון, גם השיחה הזו כבר לא צריכה לקרות.

מקדמה

סטודיו לעיצוב שמתחיל פרויקט של חודש לא צריך לממן אותו מהכיס. מקדמה בתחילת העבודה, ותשלום על כל שלב שנמסר, מחלקים את הסיכון בין שני הצדדים. למשל: מקדמה כשמתחילים, תשלום כשמאשרים את הסקיצות, והיתרה במסירת הקבצים. כמה לבקש זו החלטה שלכם. העיקר שהיא כתובה בהצעת המחיר לפני שמתחילים.

הוראת קבע ללקוחות קבועים

לקוחה שמגיעה כל שבוע לא צריכה לקבל בקשת תשלום כל שבוע. הוראת קבע מחייבת את הכרטיס שלה בסכום קבוע כל חודש, ומה שנשאר לבדוק הוא רק החיובים שלא עברו.

תנאים כתובים

כמה זה עולה, מתי משלמים, ומה קורה באיחור או בביטול. כמה שורות בהודעת האישור או בהצעת המחיר חוסכות הרבה ויכוחים, כי יש למה להפנות.

לבקש תשלום בלי להתנצל

אי הנעימות מגיעה בדרך כלל מהתזמון. בקשה שמגיעה שבועיים אחרי הפגישה מרגישה כמו תזכורת על חוב. אותה בקשה, ביום של הפגישה, מרגישה כמו חלק מהשירות.

הודעה טובה היא קצרה: על מה, כמה, ואיך משלמים. למשל:

"היי נועה, תודה על הפגישה היום. הנה הקישור לתשלום, [הסכום] ₪: [קישור]"

בלי "אם לא קשה לך" ובלי "סליחה שאני מטרידה". זה חשבון על עבודה שכבר נעשתה.

וקישור לתשלום עדיף על "אפשר להעביר?", כי הוא מוריד את כל השלבים באמצע. אין מספר חשבון להעתיק ואין אפליקציה לחפש. הלקוח לוחץ, משלם בכרטיס, ואתם רואים שהתשלום עבר.

תזכורות: מתי ומה כותבים

לא שולחים תזכורת כל יום, וגם לא מחכים חודש. קצב קבוע עוזר, כי לא צריך להחליט מחדש מול כל לקוח:

בכל הודעה שולחים את הקישור מחדש. לקוח שצריך לגלול אחורה בשיחה כדי למצוא אותו, ידחה שוב.

מתי עוצרים

לקוח שלא שילם על חודש אחד וממשיך לקבל שירות, יהיה חייב על שניים. ההחלטה מתי עוצרים קלה יותר כשהיא כתובה מראש בתנאים, ולא נלקחת בכעס מול לקוח אחד.

כשהשיחות לא עוזרות והסכום משמעותי, יש גם צעדים משפטיים לגביית חוב. מה מתאים למקרה שלכם, ומה מותר ומה לא, זו שאלה לעורך דין.

איך יודעים בכל רגע מי לא שילם

בהרבה עסקים קטנים, החלק הקשה בגבייה הוא הרשימה. כשתשלומים מגיעים בביט, בהעברה, בקישור ובמזומן, אין מקום אחד שבו רואים מי שילם. ואז מגלים בסוף החודש, מול דף הבנק, שמישהו לא שילם על שלוש פגישות.

מה שעוזר:

• כל בקשת תשלום יוצאת מאותו מקום, כך שכל אחת נרשמת.
• ליד כל לקוח רואים מה הוא קיבל ומה שילם.
• פעם בשבוע, באותו יום, עוברים על הרשימה הפתוחה ושולחים קישורים.

כמה דקות ביום ראשון בבוקר עדיפות על ערב שלם בסוף החודש, וגם על הרגע המביך שבו לקוח מגלה שהוא חייב מלפני חודשיים.

כיס ולקוחות שלא שילמו

כיס לא שולח ללקוחות תזכורות על חוב. הוא עושה את מה שבא לפני התזכורת: מראה מי עוד לא שילם, מתוך ההזמנות והתשלומים שעוברים דרכו. ההזמנות והלקוחות יושבים במקום אחד, הדוחות מראים מה נכנס ומי עוד לא שילם, ופעם בחודש מגיע דוח במייל. רואים מי לא שילם, ושולחים לו קישור לתשלום בוואטסאפ. הלקוח משלם בדף התשלום של כיס, ועל התשלום נפתחת חשבונית לבד ב-Morning או ב-iCount, לפי מה שחיברתם. ללקוחות קבועים יש הוראת קבע, חיוב חודשי מכרטיס שמור. את המסוף פותחים בטופס אחד ב-WizzoMarket: מסוף חדש נפתח בכמה דקות, ומסוף קיים אצל סולק נתמך מתחבר כמו שהוא. המחיר הוא 79 ₪ לחודש לאתר, לפני מע"מ, ואת העמלה על כל עסקה גובה הסולק לפי החוזה שלכם איתו.